Po co pisać plan zarządzania nieruchomością?

Plan zarządzania to przede wszystkim utrapienie wszystkich tych osób, które chcą zdobyć licencję zarządcy. Jest on porównywany do biznes planu, który przygotowuje przedsiębiorca dla swojej działalności. Faktycznie, są w tych dwóch planach elementy podobne. Oba służą dobremu przygotowaniu koncepcji zarządzania czy to firmą czy też obiektem - nieruchomością.
Generalnie można założyć, że warto pisać plan bo obejmuje on wszystkie aspekty zarządzania nieruchomością, a moim zdaniem nawet wykracza poza szeroko rozumiane zarządzanie jeśli weźmiemy pod uwagę aspekty wyceny nieruchomości czy sprawy księgowe.
Doświadczony zarządca nieruchomości, który pisanie planu ma już dawno za sobą, zapytany przeze mnie czy ma plan zarządzania dla nieruchomości, którą obecnie zarządza odpowiedział mi pytaniem: A po co?
Z drugiej strony wyraził on przekonanie, że warto pisać plan zarządzania dla samego poznania złożoności tematu. I faktycznie - temat ten jest złożony, a plan wymaga wiele pracy. Skoro jednak plan zarządzania nieruchomością nie jest później wykorzystywany w praktyce warto tak duży nacisk kłaść na umiejętność jego pisania? To pytanie pozostawiam bez odpowiedzi.

Zarządca - ogrodnik

Zarządca to zawód dla osób z wieloma umiejętnościami i talentami. Każda nowa pora roku przynosi za sobą nowe wyzwania. Zima to czas hibernacji, no a wiosna to zdecydowanie czas intensywnej pracy i porządków.
Zieleń poza ścianami budynku to jeden z wiosennych tematów. Ze względu na sezonowość opieki nad roślinami - zdecydowanie więcej czasu poświęca się na jej utrzymanie w miesiącach ciepłych - przy utrzymaniu roślinności korzysta się zwykle z firm zewnętrznych. Przy czym niezwykle często to firma sprzątająca obiekt zajmuje się opieką nad roślinnością. Czy słusznie?
Na pewno korzystne jest aby roślinami opiekowała się firma, która dobrze zna obiekt i zasady jego funkcjonowania. W tym miejscu na pewno oponentami będą firmy ogrodnicze świadczące takie usługi. Na ich korzyść przemawia doświadczenie i profesjonalizm a na niekorzyść zwykle ceny. Ale oczywiście trudno tu generalizować - usługa na wysokim poziomie równa się wysokim kosztom.
W zeszłym roku mniej więcej w tym samym czasie (kwiecień -maj) wysłałam zapytania ofertowe do firm ogrodniczych z prośbą o ofertę cenową utrzymania zieleni na terenie obiektu na którym pracuję wraz z identycznym zakresem prac. Ciekawił mnie bardzo efekt. Otrzymaliśmy około ośmiu ofert. Przedział cenowy był moim zdaniem dość duży, wahał się bowiem od 2500 do prawie 8000 zł. Tylko jedna firma zróżnicowała koszt usług ze względu na porę roku i nakład pracy, czyli wyższy koszt w miesiącach letnich, niższy w miesiącach zimowych.
Według moich kalkulacji potrzebny był nam jeden ogrodnik na pełen etat w okresie letnim a w okresie zimowym jedna osoba na pół etatu. Zastanawiające jest w jaki sposób policzone zostały koszty. Może sama zostanę ogrodnikiem?

Czas na wiosenne porządki

Zbliża się wiosna i tak jak w każdym domu tak i w nieruchomości komercyjnej należy zaprowadzić wiosenne porządki. Od czego zacząć? Od tych elementów, które w okresie zimowym z różnych powodów nie mogą być lub nie są czyszczone i konserwowane.

Mycie elewacji to zabieg, który należy wykonać minimum jeden raz w roku. Częstotliwość mycia elewacji zależy w dużej mierze od prestiżu obiektu, im jest on wyższy tym częstotliwość jest wyższa. Nie jest to jednak jedyne kryterium ustalania częstotliwości. Kolejnym może być ilość przeszklonych miejsc. Jeśli więc duża ilość przeszkleń znajduje się w często odwiedzanych miejscach na terenie obiektu, jak np. galerie, kawiarnie, bary to o takie miejsca warto zadbać bardziej aby brud osiadający na elewacji nie zmiejszał ilości światła wewnątrz oraz aby nie psuł widoku, który klienci tych punktów (usługowych czy gastronomicznych) będą podziwiać.

W wielu obiektach mycie elewacji przeprowadzane jest dwa razy do roku czy też raz na kwartał. Natomiast mycie miejsc, które wymaga szczególnej dbałości odbywa się zgodnie z potrzebami. W ten sposób można dopasować mycie do indywidualnych zapotrzebowań.

Planując sprzątanie elewacji warto pamiętać, że nie bez znaczenia dla planowanych przez nas działań mają warunki atmosferyczne. Silny wiatr, deszcz, niezapowiedziana burza śnieżna to czynniki, które mogą i na pewno spowodują przerwanie czynności sprzątania elewacji. Dlatego planując roczny plan sprzątania należy brać pod uwagę specyfikę wybranego miesiąca czy pory roku tak, aby zoptymalizować warunki pogodowe. Oczywiście nie unikniemy tu niespodzianek pogodowych, ale możemy starać się je przewidzieć.

Warto wspomnieć, że podobnie jak w gospodarstwie domowym tak w nieruchomości komercyjnej powierzchnie, które są myte stosunkowo często łatwiej reagują na sprzątanie, przez co sprzatanie jest łatwiejsze i zajmuje mniej czasu. Firmy, które obsługują dany obiekt w zakresie mycia elewacji regularnie bardzo często biorą pod uwagę częstotliwość mycia kalkulując cenę za sprzątanie jednego metra kwadratowego.

Zarządcy obiektów z reguły wykorzystują outsourcing, czyli korzystają z usług firm zewnętrznych. Dlaczego warto korzystać z usług specjalistów? Przede wszystkim jest to duże ułatwienie w organizacji pracy firmy. Gdy zlecimy utrzymanie czystości wyspecjalizowanej firmie, możemy być pewni, że odpowiednio szkoli ona swoich pracowników, korzysta z nowoczesnych technologii i urządzeń, czyli zapewni odpowiednią jakość i terminowość swoich usług.

Utrzymanie czystości w toaletach - umowy z firmami sprzątającymi

Utrzymanie czystości na terenie tzw. powierzchni wspólnych to jedno z ważniejszych zagadnień pracy zarzący. Kierując się zasadą jak nas widzą tak nas piszą wizerunek nieruchomości jest ściśle związany z czystością obiektu, a tą zdecydowanie najtrudniej jest utrzymać w toaletach.

Odświeżacze powietrza, zapachy w toalecie, pachnące mydła, płyny i środki czystości... i wszystko to niewiele daje. Efekt jest zwykle mało satysfakcjonujący. A im większy ruch w toalecie tym nasza ocena jest gorsza. Wiele tu poradzić nie możemy jeśli chodzi o korzystanie ze środków czystości i zapachów. Wszystkie wydają się działać podobnie choć ze swojej praktyki mogę polecić odświeżacz powietrza firmy Johnson Diversey, który skutecznie niweluje brzydkie zapachy gdyż sam pachnie bardzo intensywnie. Niemniej, zwykle nasze problemy dotyczące czystości związane są z czynnikiem ludzkim.

Umowy z firmami sprzątającymi choć dokładnie opisują zakres ich obowiązków rzadko nie budzą zastrzeń. Często stosowane w umowach określenie: "według potrzeb" nie precyzuje np. ilości wykonywanych czynności oraz osoby określającej te potrzeby (jest to zarządca czy osoba sprzątająca?) co powoduje zwykle konflikty związane z jakościowym, ale i ilościowym charakterem usługi. Umowa powinna mieć zarówno charakter ilościowy jak i jakościowy - jej przestrzeganie pozostaje kolejnym wyzwaniem do spełnienia.

Analizę spełniania kryteriów ilościowych ułatwiają tabele, które podpisywane są przy każdym obchodzie. Obowiązek ich podpisanie zmusza niejako osoby sprzątające do zwrócenia uwagi na aktualny stan toalet. Nie zmienia to jednak faktu, że obiekt nie może być pozostawiony sam sobie i regularne oględziny toalet wpływają na jakość świadczonych przez firmy sprzątacące usług.

Certyfikat energetyczny - certyfikat widmo

Czytam dziś poniedziałkową RP, dodatek Nieruchomości. Temat ostatnio powszechny, czyli o certyfikatach, których nie ma. Niewiele się tu zmieniło od 1 stycznia br. widmo certyfikatów ciągle pozostaje jedynie widmem. Nie o tym chcę tu jednak dziś pisać.

Zastanawiająca w tym artykule jest świadomość pośredników i deweloperów dotycząca certyfikatów energetycznych. Uznane na lokalnym rynku firmy nie wiedzą czy certyfikat w ich przypadku jest wymagany czy też nie. Myślę, że na edukację na tym polu było sporo czasu. Jeśli ktoś do tej pory nie doczytał lub nie natknął nię na informacje dotyczące certyfikatów, którymi bombarduje nas prasa fachowa, to można go śmiało nazwać ignorantem. Dostępność certyfikatów to jedno, a wiedza o nich to drugie. Certyfikat widmo w świadomości pracowników firm zajmujących się nieruchomościami to dowód na brak profesjonalizmu i fachowości. Czy takie firmy powinny budzić nasze zaufanie? Odpowiedź chyba nasuwa się sama...

We wspomnianym artykule nikt nie wspomina o "świadomości energetycznej, mam nadzieję, że wynika to z faktu, że ta świadomość i wiedza jest już kompletna.

Regulamin obiektu

Zapewne niejeden zarządca, który przejmuje w zarząd nieruchomość dopiero oddaną do użytku a więc taką, która nie istnieje zbyt długo boryka się z problemem stworzenia regulaminu obiektu. Myślę, że nikt tu nie podważy wagi tego dokumentu, który moim zdaniem, przynajmniej w nieruchomościach komercyjnych, powinien stanowić część umowy.

Sprawa jest dość prosta jeżeli chodzi o budynki mieszkalne. Regulaminy znajdziemy w każdej spółdzielni i we wspólnotach. Na ich podstawie łatwo będzie nam opracować własny regulamin budynku mieszkalnego.

Firmy zajmujące się zarządzaniem nieruchomościami, np. komercyjnymi na dużą skalę wprowadzają regulaminy dla nowych obiektów korzystając ze swoich wzorów, opracowanych w poprzednich latach, które są urealniane dla potrzeb i specyfiki każdego obiektu. Zatem w tym przypadku potrzebna będzie jedynie edycja gotowego tekstu.

Co z zarządcami, którzy zarządzają pojedynczymi budynkami? Wzorów regulaminu obiektu komercyjnego raczej nie znajdziecie w internecie. Poza tym takie obiekty zwykle bardzo różnią się od siebie i tu pojawia się problem. Czas poświęcony na pisanie regulaminu równy jest analizie wszystkich sfer działalności obiektu. Może się okazać i zapewne tak będzie, że nigdy nie uznamy regulaminu za dzieło skończone. Zmian w regulaminie musimy dokonać zawsze kiedy wymagają tego zaobserwowane przez nas okoliczności. Najszym celem jest w tym przypadku zapewnienie możliwie największego porządku poprzez uświadomienie najemcom jakie są ich możliwości oraz gdzie ich działalność wymaga naszej zgody bądź jest uzależniona od naszej decyzji.

Może w przyszłości opublikuję swój regulamin jak już go dopracuję :)

Pojęcie nieruchomości

Nieruchomościami są części powierzchni ziemskiej stanowiące odrębny przedmiot własności (grunty), jak również budynki trwale z gruntem związane lub części takich budynków, jeżeli na mocy przepisów szczególnych stanowią odrębny od gruntu przedmiot własności.
[Kodeks Cywilny]

Pojęcie „nieruchomość" jest ważne dla zarządców, gdyż nieruchomość jest podstawowym przedmiotem ich działań (zarządzania). Definicja nieruchomości wynika z ustawy Kodeks cywilny. Niektóre kwestie szczegółowe są regulowane w innych przepisach, takich jak ustawa o gospodarce nieruchomościami.

Nieruchomość w Ustawie o gospodarce nieruchomościami definiuje się jako część powierzchni ziemskiej wydzieloną ze względu na fakt, że jest przedmiotem odrębnej własności (grunt). Zatem w przypadku wydzielenia z powierzchni ziemskiej części tej powierzchni w taki sposób, że jest ona zewsząd otoczona gruntami stanowiącymi własność innych osób, to wydzielona w powyższy sposób część po­wierzchni ziemskiej stanowi nieruchomość. Nieru­chomość może także składać się z jednej działki gruntu lub z kilku nawet odrębnie położonych działek gruntu pod warunkiem, że wszystkie działki stanowią własność tej samej osoby (osób) i że jest dla nich urządzona jedna księga wieczysta.

Przepisy Kodeksu cywilnego stanowią, że własności rzeczy trwale związanych z gruntem (części składowych) nie oddziela się od własności gruntu. Ma to zasadnicze znaczenie dla zrozumie­nia definicji nieruchomości, gdyż na gruntach stanowiących nieru­chomość wzniesione są często budynki, budowle i urządzenia, a także znajdują się na nich nasadzenia roślinne. Wobec powyższe­go należy przyjąć, że właścicielem części składowych gruntu jest właściciel tego gruntu. Pod pojęciem nieruchomość rozumie się zatem grunt wraz ze wszystkimi jego częściami składowymi trwale z gruntem związanymi.

Do części składowych gruntu nie zalicza się urządzeń infrastruktury technicznej, jeżeli urządzenia te wchodzą w skład przedsiębiorstwa eksploatującego te urządzenia.

Zarządca nieruchomości - kim jest?

Zarządca nieruchomości to zawód regulowany przez Ustawę o gospodarce nieruchomościami polagający na wykonywaniu szeregu czynności (często nie bezpośrednio) prawnych, technicznych, ekonomiczno-finansowych, administracyjnych oraz organizacyjnych mających na celu prawidłową eksploatację zarządzanej przez niego nieruchomości. Różnorodność wykonywanych przez zarządcę czynności sprawia, że jest to zawód trudny, wymagający doskonalenia w zakresie obowiązujących przepisów oraz odpowiedzialny ze względu na bezpieczeństwo osób znajdujących się na terenie nieruchomości.

Wykonywanie zawodu zarządcy wymaga posiadania licencji, do której zdobycia wymagane jest ukończenie odpowiednich studiów, następnie odbycia praktyki i napisania planu. O trudach zdobywania tytułu zarządcy już wkrótce...